fbpx

E-arşiv Nedir? Hangi Firmalar İçin Zorunludur?

E-arşiv; Vergi Usül Kanunu gereğince kağıt ortamında düzenlenmek, korunmak ve ibraz edilmek mecburiyeti bulunan faturanın, 433 sıra numaralı Vergi Usül Kanunu Genel Tebliğinde bulunan koşullara uygun bir biçimde internet ortamı üzerinde düzenlenmesi, ikinci nüshasının internet ortamı üzerinde saklanması ve ibraz edilmesine olanak tanıyan bir uygulamadır. E arşiv fatura nedir, diye merak edenler için cevaplayalım. E-arşiv fatura; aslı fiziksel olarak korunan faturanın, elektronik ortamda da saklanmasını ifade eder. Bunun yanı sıra e-fatura kapsamının dışında kalan şirket ve nihai tüketiciler için kesilen faturalar da e-arşiv ile elektronik ortamda düzenlenebilir, ikinci nüshası elektronik ortamda saklanabilir ve ibraz edilebilir. E-arşiv zorunluluğu olarak da anılan bu sisteme tüm işletmelerin geçmesi gerekmektedir. E arşive geçme zorunluluğu 2019 ve e-fatura zorunluluğu 2019 hakkında detaylı bilgiyi makalemizde ayrıntılı olarak anlattık.

E-Arşiv Nasıl Kullanılır?

397 sayılı Vergi Usül Kanunu Genel Tebliği uyarınca 1 Temmuz 2019 tarihinden itibaren ilgili mükelleflerin e-arşiv ve e-fatura uygulamasına geçmesi mecburidir. Bu kanun gereğince getirilen e-fatura ve e-arşiv uygulamasına kayıt olarak uygulamadan faydalanmaya başlamak mümkündür. Mükellefler ilk önce kayıt işlemlerini gerçekleştirmelidir. Mükellefler, elektronik arşivi iki şekilde kullanabilirler. Başkanlık’tan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden ya da kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilirler. E-arşiv uygulamasını Başkanlık e-arşiv izni almış olan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üstünden kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvurmalıdır. Mükelleflerin bilgileri, özel entegratör dışında kesinlikle üçüncü şahıslar ile paylaşılmaz. “Özel entegratörler, hizmet verdikleri mükelleflere ait vakıf oldukları bilgileri, e-Arşiv Uygulaması kapsamındaki elektronik belgelerin ve raporların oluşturulması, imzalanması, gönderilmesi, alınması amacı dışında kullanamaz ve işleme taraf olanların yazılı izni olmaksızın Başkanlık haricinde üçüncü kişilerle paylaşamazlar.”[1] E-arşiv fatura uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanmak isteyen mükellefler ise, fatura ve e-arşiv raporlarında özel entegratörün mali mührü ve zaman damgasının kullanılmasını talep etmelidirler.

E-Arşiv Uygulamasının Avantajları Nelerdir?

E-arşiv avantajlarından ilki e-arşiv uygulaması kullanan şirketlerin, tüm faturalarını internet ortamında oluşturması ve yasal süre dahilinde internet ortamında koruyabilmesidir. Müşteriler e-fatura mükellefi ya da tüketici ise tüm faturaları dijital ortamda gönderme imkanı vardır. Birçok sayıda fatura göndermesi gereken şirketler için işgücü, arşivleme ve dağıtım açısından büyük kolaylık sağlanır. Üstelik fatura gönderim için ödenen maliyetten bu şekilde tasarruf edilmiş olur. Bunun yanı sıra fiziksel fatura arşivleme maliyetleri de bu şekilde bertaraf edilmiş olur. Gelen ve giden faturalar e-arşiv sisteminde kayıtlı olduğu için faturaların kaybolması engellenmiş olur. Çok hızlı bir biçimde fatura gönderilebilir ve işlenebilir. E-arşiv uygulaması kağıt faturaları ortadan kaldırdığı için doğa dostu ve çevre dostu bir uygulamadır. Bu uygulama sayesinde ağaçlarımız ve ormanlarımız korunmuş olur.

E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

  1. E-arşiv uygulamasında B2B ve B2C fatura hem dijital ortamda hem de kağıt çıktı ile alıcısına gönderilebilmektedir. Fakat e-fatura yalnızca elektronik ortam üzerinden alıcısına gönderilebilir, kağıt çıktı alınması mümkün değildir.
  2. Elektronik arşiv uygulamasında GİB’e her ayın sonunda bir rapor hazırlanarak bilgi verilmesi zorunludur. Alıcısına gönderilen her e-fatura ise gönderilmeden önce GİB’e iletilmek zorundadır.
  3. E-arşiv uygulamasında format kuralı yoktur. İstendiği takdirde UBL-TR kullanılması mümkündür. Fakat e-fatura uygulamasında UBL-TR fatura formatı kullanılması mecburidir.
  4. Tüm belgeler zaman damgası ve mali mühür kullanılarak e-arşiv sisteminde onaylanır ve saklanır. E-fatura uygulamasında ise tüm belgeler mali mühürle imzalanmak zorundadır. Fakat zaman damgası yoktur.
  5. E-arşiv uygulaması kendi bilgi işlem sistemlerinden ya da özel entegratörde onay alınarak kullanılır. Elektronik ortam üstünden satış yapan ciro hacmi yüksek olan mükellefler için e-arşiv kullanmak mecburidir. Fakat e-fatura GİB Portal, özel entegratör ya da entegrasyon yöntemlerinden biri aracılığı ile kullanılır. Tüm sektörlerde e-fatura kullanımı zorunludur.

Vergi Kanunu’na Göre E-Arşiv Uygulamasına Geçmesi Zorunlu Olan Mükellefler

E-defter ve e-fatura uygulamalarını kullanmak zorunda olan mükellefler, 2017 ve devamında hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, ürün ve hizmetlerin satın alınması, satışının yapılması, dağıtımının yapılması ya da kiralanması gibi işlemleri gerçekleştirilen aracı mükellefler, gerçek ya tüzel başka kişilere aracı hizmet sağlayıcı mükellefler, e-ticaret faaliyetlerini sürdüren mükellefler, internet ortamında ilan yayınlayan mükellefler, internet ortamı üzerinde gerçek ya da tüzel kişilere ait olan motorlu araçlar ya da gayrimenkul satışı veya kiralanmasına aracılık eden mükellefler ile internet ortamında reklam yayınlama faaliyetlerinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracısı mükellefler e-arşiv uygulamasına mutlaka geçmek zorundadır. “1/1/2019 tarihine kadar (2019 ve müteakip hesap dönemlerinden itibaren bu paragrafta belirtilen işler ile iştigal etmek üzere işe başlayacak mükelleflerin ise işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde) başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadırlar.

E-Arşiv Uygulamasına Geçme zorunluluğu getirilen mükelleflerin e-Fatura Uygulaması’na da geçme zorunlulukları bulunmaktadır.”[2]


[1] http://www.gib.gov.tr/sites/default/files/fileadmin/mevzuatek/vuktaslak06042018.pdf

[2] https://nesbilgi.com.tr/2018/08/10/e-arsiv-zorunluluk-kapsami/

Related Posts